Een foodtruck huren voor je evenement? Een geweldige keuze, maar er komt best wat bij kijken. Met deze vijf tips zorg je dat alles soepel verloopt, je gasten tevreden zijn en jij stressvrij kunt genieten van je evenement.
Een foodtruck huren: zo regel je het perfect. 5 tips
1. Lever complete informatie aan bij je aanvraag
Voordat je een foodtruck boekt, heb je bepaalde informatie nodig om een goed voorstel te kunnen ontvangen. Gebruik dit handige lijstje om niets te vergeten:
- Datum en tijd: Geef ook de opbouw- en afbouwtijden door.
- Locatie: Denk aan de toegankelijkheid en parkeermogelijkheden.
- Aantal gasten: Een schatting volstaat, maar wees zo nauwkeurig mogelijk.
- Eten en dieetwensen: Wil je pizza’s, pasta of streetfood? En zijn er speciale dieetwensen zoals vegan, halal of glutenvrij?
- Budget: Geef een indicatie van wat je wilt besteden.
WOP: Hoe meer details je deelt, hoe sneller je een concreet voorstel ontvangt. Mocht je niet alle informatie concreet hebben dan kun je ons altijd bellen en dan helpen we je in een telefoongesprek verder.
2. Bereken het aantal gasten en inventariseer hun wensen
Het aantal gasten bepaalt niet alleen de kosten, maar ook welke foodtrucks geschikt zijn. Zo ga je aan de slag:
- Gastenlijst: Houd rekening met no-shows. Bij een bruiloft kun je rekenen op 10%, bij zakelijke events kan dit oplopen tot 30%.
- Dieetwensen: Inventariseer de basiswensen, zoals vegan, glutenvrij en allergieën. Dit kun je direct bij de uitnodiging vragen.
- Realistisch aantal: Wees eerlijk over het aantal gasten. Foodtrucks rekenen vaak een minimumaantal af, dus grote afwijkingen kunnen tot onverwachte kosten leiden.
Met een helder beeld van je gasten kun je gerichte keuzes maken voor de catering. Bij woodovenpizza kunnen we de meesten dieetwensen en allergieën bedienen met ons basis . Onze pizza zijn dus altijd een goede!
3. Kies de juiste foodtrucks voor jouw evenement
Niet elke foodtruck past bij jouw evenement. Houd rekening met deze factoren:
- Budget: Bepaal hoeveel je per persoon wilt uitgeven en hoeveel foodtrucks je nodig hebt. Voor kleine groepen (tot 100 gasten) is één veelzijdige truck vaak voldoende.
- Keukenstijl: Denk aan wat je gasten lekker vinden én wat past bij je thema. Hou je van Italiaans? Kies dan voor een truck die pizza’s, antipasti en desserts aanbiedt.
- Porties en variatie: Bij grotere evenementen is het slim om meerdere foodtrucks te boeken die kleinere porties serveren. Zo kunnen gasten meerdere dingen proberen.
Tip: Combineer gangbare gerechten met iets bijzonders om iedereen blij te maken. Wij serveren onze pizza’s in slices, zo kunnen gasten een slice naar keuze kiezen en meerdere smaken pizza proeven.
4. Check de faciliteiten op de locatie
Een foodtruck heeft bepaalde voorzieningen nodig om optimaal te functioneren. Controleer daarom vooraf:
- Stroom en water: Sommige foodtrucks werken met krachtstroom, dit is niet altijd op locatie beschikbaar.
- Ruimte en toegankelijkheid: Hoeveel vierkante meter is er beschikbaar, en is de locatie goed bereikbaar voor grote voertuigen?
- Weersomstandigheden: Zorg voor beschutting bij slecht weer en een windvrije plek voor de foodtruck. Denk ook aan je gasten, boek huur eventueel een tent.
- Afval & Sanitair: Regel voldoende prullenbakken en sanitaire voorzieningen en spreek af wie verantwoordelijk is voor het opruimen.
Zorg dat je alles goed communiceert met de foodtruck-eigenaar, zodat zij zich optimaal kunnen voorbereiden. Weet je niet zeker welke faciliteiten aanwezig zijn of moeten er zaken ingehuurd worden. Wij helpen je graag verder, en sturen je door waar nodig naar onze evenement partners.
5. Maak duidelijke afspraken met de foodtruck
Een waterdicht plan voorkomt misverstanden op de dag zelf. Bespreek deze punten vooraf:
- Kosten en betaling: Wat zit er in de prijs inbegrepen (ingrediënten, personeel, reiskosten) en wanneer betaal je?
- Annuleringsvoorwaarden: Wat gebeurt er als je evenement niet doorgaat?
- Tijdsplanning: Hoe laat arriveert de foodtruck, hoe lang blijven ze en hoe verloopt de opbouw en afbouw?
- Verzekeringen: Check of de foodtruck verzekerd is voor schade of ongelukken.
Zet alle afspraken op papier en laat beide partijen akkoord gaan. Zo voorkom je gedoe. Ben je geïnteresseerd? vraag dan een offerte bij ons aan. Naast een overzichtelijk prijsvoorstel ontvang je ook alle leveringsvoorwaarden, zo weet je exact waar je aan toe bent.
Conclusie
Met deze vijf tips regel je in no-time de perfecte foodtruck voor jouw evenement. Of je nu een intiem feest organiseert of een grootschalig evenement, met de juiste voorbereiding wordt jouw foodtruckervaring gegarandeerd een succes.
Heb je toch hulp nodig? Neem gerust contact met ons op. Samen maken we jouw evenement onvergetelijk!
